Membuat Program dan Merumuskan Proposal

Bahan Kuliah Intervensi dengan metode pelatihan/intervensi dalam bidang pedidikan
Program Magister Psikologi UII, 13 Juni 2009


1. MEMBUAT PROGRAM
Dalam upaya-upaya pengembangan masyarakat dalam bentuk intervensi terhadap sistem sosial-budaya (misal pendidikan) yang dilakukan oleh sebuah lembaga, seyogyanya mengikuti daur program, atau dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah Program Cycle Management (PCM). Daur program adalah tahapan-tahapan dalam pengembangan program mulai dari (1) kajian untuk identifikasi masalah dan kebutuhan; (2) perumusan rencana strategis kegiatan; (3) pengorganisasian dan pelaksanaan kegiatan; dan (4) monitoring-evaluasi. Sebagai sebuah daur, proses ini terus bergulir—tidak berhenti pada satu titik—menuju tujuan-tujuan bersama untuk menggapai hasil yang lebih baik. Berikut adalah bagan dari daur program.

1.1. Kajian: Identifikasi Masalah dan Kebutuhan
Pengenalan kebutuhan seringkali disebut pengenalan masalah, karena biasanya klien (misalnya kelompok, lembaga, atau komunitas) memiliki masalah-masalah yang menimbulkan kebutuhan, yaitu kebutuhan untuk mengatasi masalah yang mengganggu mereka. Pengkajian masalah ini disertai dengan pengenalan potensi klien, terutama bila program yang dikembangkan bertujuan untuk mengembangkan kemampuan keswadayaan mereka. Pada tahap awal ini yang biasa dikaji adalah informasi-informasi yang mengungkapkan keberadaan klien secara umum serta melakukan analisis atas keadaan klien itu. Penggalian informasi/data biasanya dilakukan melalui wawancara, focus group discussion, dan observasi.

1.2. Merumuskan Rencana Kegiatan
Perencanaan kegiatan atau action plan merupakan kelanjutan dari proses pengkajian di atas. Rencana itu perlu mencantumkan dengan jelas apa yang akan dilakukan, siapa yang akan melakukannya, dan kapan waktu pelaksanaannya. Makin kongkrit dan jelas rencana yang dihasilkan, makin besar pula kemungkinan rencana tersebut dijalankan secara sungguh-sungguh. Rencana kegiatan hendaknya disusun berdasarkan kebutuhan klien sesuai hasil kajian.
Dalam merumuskan rencana kegiatan atau action plan, sebaiknya menerapkan prinsip SMART.
 S (Specifik): Apakah tujuan dirumuskan dengan jelas, tidak abstrak, dapat dipahami, dan nyata?
 M (Measurable): Apakah ada tolok ukur bahwa tujuan sudah tercapai?
 A (Action): Tindakan apa saja yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan?
 R (Related): Apakah aktivitas yang dilakukan selaras dengan tujuan?
 T (Time Frame): Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan?

1.3. Pelaksanaan/Pengorganisasian Kegiatan
Betapapun baiknya rencana kegiatan, rencana itu baru akan bermakna jika sungguh-sungguh dilakukan. Untuk melaksanakan kegiatan, perlu diatur penjadwalan kegiatan, termasuk pembagian kerja dan tugas-tugas.

1.4. Monitoring-Evaluasi
Semua kegiatan yang kemudian dilaksanakan perlu dipantau atau diawasi secara terus-menerus untuk melihat kesesuaiannya dengan rencana yang telah disusun. Jika menyimpang, tentu harus diupayakan tindakan-tindakan perbaikan agar dapat meluruskannya kembali. Petugas lembaga program, memfasilitasi klien untuk melakukan pemantauan kegiatan mereka sendiri. Selain dimonitor, setiap kegiatan juga perlu dievaluasi atau dinilai kesesuaiaannya dengan tujuan program yang telah disepakati bersama. Evaluasi ini dilakukan secara bertahahap bersamaan dengan monitoring dan dilakukan pada akhir kegiatan/program. Proses evaluasi ditutup dengan menulis laporan.



2. MENULIS PROPOSAL

2.1. Apa Itu Proposal?
 Proposal adalah rumusan detil dari rencana kegiatan (action plan)
 Proposal merupakan pernyataan atas urgensi masalah (isunya menarik, mengikuti kebutuhan klien, dan memiliki dampak sosial yang luas).
 Proposal menggambarkan organisasi kegiatan yang tepat, sistematis dan logis.
 Proposal dapat memproyeksikan kegiatan apa saja yang akan dilakukan dan hasilnya.

2.2. Untuk Apa Proposal Itu?
Fungsi internal:
 Sebagai panduan/pedoman berkegiatan
Fungsi eksternal:
 Menggalang dukungan
 Perijinan
 Mengumpulkan dana
 Salah satu cara untuk “menjual”

2.3. Kelengkapan dan Sitematika Proposal

Latar belakang
Latar belakang berisi uraian mengenai penting dan perlu dilakukannya sebuah program/kegiatan. Alasah harus diarahkan pada sifat dan implikasi dari gejala itu sendiri, akan lebih baik lagi bila mendapat justifikasi teori atau konsep. Karenanya, dalam latar belakang perlu dikemukakan pula berbagai fakta untuk memperkuat alasan perlunya dilakukan program tersebut. Umumnya, bahan untuk menulis latar belakang adalah hasil dari kajian (need assesment).

Perumusan masalah
 Perumusan masalah adalah kunci dalam setiap program/kegiatan, tidak ada masalah maka tidak ada program.
 Masalah hendaknya dirumuskan dengan tajam, jelas, terarah, dan harus mengikuti logika berfikir yang benar.
 Perumusan masalah didasarkan atas kebutuhan klien.
 Dalam beberapa proposal kegiatan (bukan proposal penelitian), rumusan masalah biasanya dicantumkan pada bagian akhir latar belakang dan dirumskan dalam bentuk pernyataan masalah dan atau asumsi (bukan pertanyaan)

Tujuan Program (Goal)
Tujuan tentunya sangat ditentukan oleh masalah yang diajukan, dan intinya berisi tentang kontribusi program bagi klien dan masyarakat luas.

Output
Output atau keluaran adalah sesuatu yang diharapkan dari kegiatan yang dilaksanakan.

Outcome
Outcome atau hasil adalah hasil yang diharapkan dari program, rumusannya lebih nyata daripada output.

Bentuk Kegiatan
 Bagian ini menguraikan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai tujuan, output, dan outcome program.
 Menguraikan cara atau langkah-langkah konkrit dari kegiatan: alasan pemilihan lokasi, cara melaksanakan kegiatan, jadwal, personalia dan deskripsi kerja, dan sebagainya.

Anggaran
Dalam tubuh proposal perlu disebutkan anggaran yang dibutuhkan untuk program dan sumbernya. Anggaran terperinci dilampirkan di bagian belakang proposal.

Penutup
Bagian ini berisi penutupan proposal dengan mencantumkan kegunaan proposal dan—biasanya—permohonan dukungan dari banyak pihak. Penutup diakhiri dengan tanda tangan koordinator dan penanggung jawab program.